Задачей в SAU может быть любая ваша планируемая активность - от "Купить хлеб" до "Улетать в отпуск в Испанию". Всё, что вам хочется сделать (даже самые удивительные мысли), лучше сразу записать в SAU. Затем уже можно из любой такой идеи сделать правильную задачу или даже трансформировать в увлекательный проект.
В идеале "задача" должна быть быть
  • небольшой, чтобы её можно было выполнить за несколько часов
  • конкретной, чтобы было четко понятно что именно нужно сделать
  • адекватной, чтобы задачу всё-таки можно было выполнить
Хорошо сформулированные задачи:
👍 Купить багет на ужин
👍 Забронировать билеты в Испанию на начало июня
👍 Прочитать 30 страниц контракта
👍 Бег, 5км. Парк
Плохо поставленные задачи:
Похудеть на 5кг
Задача замечательная, но это займет примерно месяц. Слишком длительная задача. Поэтому лучше вообще сделать её проектом и разбить на 30 маленьких задач на каждый день, а ещё добавить пару повторяющиъся задач-полезных-привычек
Встреча
Наверное, уже через 10 минут после добавления этой задачи будет сложно вспомнить, что за встреча, когда, с кем, о чем? Немного конкретики - встреча про книгу с Петей - и будет намного лучше!
Написать до вечера 100 страниц книги
Нереалистичные сроки, нереалистичный объем. За такую задачу будет очень сложно взяться.
Это совсем несложно. Достаточно 2-3 дня добавлять все свои дела в SAU, чтобы понять как именно вам лучше формулировать задачи.
Быстрое добавление задачи в любой проект доступно на главном экране — персональном дэшборде.
Для добавления новой задачи достаточно написать её название на синей панели и там же выбрать проект. Если ни одного проекта ещё нет, то он будет создан автоматически. Нажмите Добавить
Если проект личный, то исполнитель задачи будет проставлен автоматически. По умолчанию в качестве срока исполнения устанавливается текущая дата.
Чтобы создать задачу в проекте необходимо:
  1. открыть проект, выбрав его на панели проектов
  2. в верхней части страницы на синей панели написать название задачи
  3. нажать Добавить
Задача создана!
Если это ваш личный проект, то вы будете назначены на задачу исполнителем автоматически. По умолчанию, в срок задачи ставится сегодняшняя дата.
Если задача создается в представлении "Трекер", то она по умолчанию становится ежедневной.
Если задача создается в представлении "Доска", то при создании нужно выбрать столбец, в котором разместится задача.
Можно создать сразу несколько задач, задачу сразу с датой или даже исполнителем!
Если при создании задачи ввести название из нескольких строк, то по кнопке "Добавить" появится сообщение с уточнением, сколько задач создавать - одну или на каждую строку по задаче. Таким образом можно добавлять сразу несколько задач. Это удобно, например, когда список копируется из письма или после распознавания записей или если задачи создаются быстро и нет времени добавлять каждую по-отдельности.
Для быстроты создания задач предусмотрен не только вариант массового создания, но и возможности сразу задавать задачам ключевые параметры с помощью горячих клавиш.
CTRL + B - поставит курсор на поле ввода новой задачи
CTRL + Enter - создаст задачу с заданным названием
ALT + 1 - проставит сегодняшнюю дату сроком задачи при создании. Доступны и все остальные цифры, т.е. ALT + 2 сделает завтрашнюю дату сроком, а ALT + 7 - задаст срок через неделю. И так от 1 до 9. Дата будет отображаться над полем создания задачи слева
ALT + U - последовательное нажатие такой комбинации приведет к перечислению людей из команды проекта, которые могут быть назначены на задачу. Исполнитель будет отображаться над полем создания задачи справа. Такие горячие кнопки не сработают при создании задачи с "Моего дэшборда"
Созданная из проекта задача отображается в верхней части списка задач проектов.
Созданая с персонального дэшборда задача отображается либо в списке задач на сегодня, либо её можно посмотреть в проекте, который был выбран при создании задачи.
При создании задачи достаточно указать только "Название", в дальнейшем можно заполнить и другие параметры задачи.
  • Название. Так задача будет отображаться на в списках, в уведомлениях, в письмах и т.д.
  • Галочка. Выставляется, если задача выполнена.
  • Срок. Дата, когда задача должна быть выполнена.
  • Проект. К какому проекту относится задача. Задачу всегда можно перенести в другой проект, но это может сделать только инициатор задачи или владелец проекта.
  • Инициатор. По умолчанию это тот, кто создал задачу, но инициатора можно изменить. Инициатору доступно удаление задачи.
  • Исполнитель. Это тот, кто должен выполнить задачу. Именн об будет получать уведомления и напоминания о задаче.
  • Повторять задачу. Если задача периодическая, то нужно выбрать в этом параметре "Ежедневно" или "Еженедельно" (и затем настроить правило повторения).
  • Когда повторять?. Если задача повторяется еженедельно, то нужно выбрать дни недели, когда задача будет повторяться и когда SAU будет присылать исполнителю уведомление о такой задаче
  • Напомнить о задаче. Здесь можно установить дату и время, когда нужно напомнить о существовании такой задачи. Уведомление придет на почту, в виде push-сообщения на телефон или планшет и в раздел уведомлений SAS
  • Статус. К какому столбцу на доске относится эта задача.
  • Вложения. К любой задаче можно приложить файл или ссылку. SAU поддерживает хранение любых файлов в размере до 100Mb (зависит от типа подписки) на каждый. Так же можно вложить любую ссылку или выбрать файл из облачных хранилищ.
  • Чек-лист. Здесь можно и разбить задачу на подзадачи, и уточнить шаги выполнения, и выписать промежуточные ожидаемые результаты от выполнения задачи.
  • Описание. Любая дополнительная информация о задаче.
  • Журнал изменений. Список всех изменений, которые были сделаны в карточке задачи (сейчас доступен только на SAU.app)
Изменение названия доступно только в карточке задачи. Чтобы внести изменения нужно:
  1. открыть проект, выбрав его на панели проектов
  2. найти нужную задачу и нажать на неё - откроется карточка задачи
  3. в поле "Название" внести изменения. Пустое название недопустимо. А вот emoji, перенос строки - можно, но не больше 1000 символов
  4. обязательно нажать кнопку Сохранить
Выполнить задачу можно везде!
В любом представлении, в списках на дэшборде, в карточке и т.д. есть кружок (слева от названия задачи) по нажатию на который задача будет выполнена - .
В карточке тоже можно завершить задачу. Для этого нужно:
  1. открыть панель проектов
  2. открыть проект, выбрав его на панели проектов
  3. найти нужную задачу и нажать на неё - открыть карточку задачи
  4. слева от названия нажать на кружок - появится зеленая галочка выполнения задачи
Срок задачи - дата, в которой задача должна быть выполнена, может быть задан почти во всех представлениях задач, а так же в карточке задачи. Допускается, что задача может быть без срока, но всё-таки рекомендуем задавать дату, чтобы не забыть о задаче.
В списке, таблице и любом другом представлении задач достаточно нажать на кнопку рядом с задачаей, чтобы выбрать дату из выпадающего календаря. Если дата уже выбрана, то можно нажать на саму дату и также в календаре изменить её.
Для установки срока в карточке задачи, его изменения или удаления, необходимо:
  1. открыть панель проектов
  2. открыть проект, выбрав его на панели проектов
  3. найти нужную задачу и нажать на неё - откроется карточка задачи
  4. нажать на поле "Срок" и выбрать дату
  5. доступен выбор "быстрых дат" - сегодня, завтра, через неделю и т.п.
Периодические задачи - это задачи, которые повторяются каждый день, каждую неделю или месяц. Например, это могут быть привычки "Выйти на утреннюю пробежку" или "Прочитать 10 страниц за день"; это могут быть рабочие задачи "Подготовка отчета каждый понедельник" или "Вносить трудозатраты по вечерам"; даже спорт "Понедельник и среда - силовая тренировка" - это периодическая задача. В SAU такие задачи можно легко создавать и отслеживать в трекере.
Сделать задачу периодической возможно с подпиской Премиум Про
Для настройки периодичности задачи необходимо:
  1. открыть панель проектов
  2. открыть проект, выбрав его на панели проектов
  3. найти нужную задачу и нажать на неё - откроется карточка задачи
  4. нажать на поле "Повторять задачу" и выбрать как именно повторять: каждый день или каждую неделю
  5. если выбрано "Еженедельно", то дальше нужно будет выбрать конкретные дни недели, когда повторять задачу
  6. теперь такой задачей можно управлять в представлении Трекер и отслеживать прогресс исполнения; в других представлениях такая задача будет отмечаться значком
Не всегда удобно воспоминать о задаче только в день, когда истекает срок её выполнения. Для этого в SAU и сделано возможность напомнить о задаче заранее. Вы сами выбираете дату и время напоминания, а SAU пришлет вам письмо или сообщение на телефон о задаче.
Для установки напоминания о задаче необходимо:
  1. открыть панель проектов
  2. открыть проект, выбрав его на панели проектов
  3. найти нужную задачу и нажать на неё - откроется карточка задачи
  4. нажать на поле "Напомнить" и выбрать дату, затем выбрать время
  5. в эту дату и время придет сообщение на телефон и письмо о том, что вы просили напомнить о задаче
  6. убедиться, что уведомления с напоминаниями о задачах активированы, можно в настройках уведомлений
Изменить проект задачи может только владелец задачи. Это сделано специально, чтобы нельзя было "спрятать" командные задачи в личные проекты. Для смены проекта необходимо:
  1. открыть панель проектов
  2. открыть проект, выбрав его на панели проектов
  3. найти нужную задачу и нажать на неё - открыть карточку задачи
  4. в поле "Проект" выбрать нужный проект
В задача есть две роли:
  • Инициатор. По умолчанию это тот, кто создал задачу. Инициатор может удалить задачу и сменить инициатора (помимо него такими правами обладает только Владелец проекта)
  • Исполнитель. Тот, кто должен сделать задачу. Именно он будет получать напоминания и письма о задаче, именно в его список задач на сегодня попадет эта задача
В списке, таблице и любом другом представлении задач достаточно нажать на кружок справа от задачи рядом с задачаей, чтобы выбрать исполнителя из выпадающего списка. Если исполнитель уже выбраны, то можно нажать на его фото в строке с задачкей и выбрать другого. В отличии от исполнителя, который может быть и не выбран в задаче, инициатор у задачи есть всегода, изменить его можно только через карточку задачи. Для этого необходимо:
  1. открыть панель проектов
  2. открыть проект, выбрав его на панели проектов
  3. найти нужную задачу и нажать на неё - открыть карточку задачи
  4. в поле "Инициатор" можно выбрать другого инициатора
  5. в поле "Исполнитель" можно сменить исполнителя
Назначить сразу несколько исполнителей на задачу нельзя.
Работая над задачей исполнитель должен четко понимать, что именно ему делать и за что он несет ответственность. Если на задачу назначить сразу несколько человек, то они могуть начать делать одно и то же или, наоборот, не сделают какую-то важную часть задачи.
В случае, если вам хочется назначить сразу несколько исполнителей, попробуйте разбить задачу на несколько конкретных подзадач, понятных каждому исполнителю персонально. Вероятность успешности выполнения общей задачи от этого только вырастет!
В описание задачи можно добавить всю необходимую информацию для лучшего понимания самой задачи. Это могут быть конкретные инструкции исполнения, дополнительные комменатарии или даже детальный результат исполнения. Чтобы внести изменение в опсиание задачи необходимо:
  1. открыть проект, выбрав его на панели проектов
  2. найти нужную задачу и нажать на неё - открыть карточку задачи
  3. выбрать вкладку
  4. в поле "Описание" внести нужную информацию
  5. нажать Сохранить
Документы, картинки, видео, ссылки, материалы - любые файлы вашего проекта можно хранить в задачах.
Если вы привыкли хранить файлы в облачных хранилищах, таких как Google Drive или Dropbox, то к задачам можно прикладывать ссылки на подходящие материалы. Так вся связанная документация будет в одном месте и можно быстро ознакомиться со всеми деталями задачи.
Ограничений на количество вложений нет, только на размер файла - от 5 до 100Мб в зависимости от типа подписки.
На SAU.app в карточке задачи все вложения можно посмотреть в виде списка, таблицы или превью.
  • В списке выводятся все файлы и ссылки с указанием размера в порядке их добавления в задачу.
  • В таблице отображается больше информации - название, размер, дата и автор загрузки вложения.
  • Превью вложений показывает, по возможности, миниатюры медиа-файлов и ссылок или иконки прочих файлов.
Здесь же доступна сортировка вложений по названию, дате или размеру.
Подробнее о том какие ещё можно вложить файлы, как они будут отображаться, какие особенности вложения ссылок и пр. читайте в статье "Файлы, ссылки и облачные хранилища"
Чек-лист - это несколько пунктов, которые разбивают задачу на подзадачи, или фиксируют конкретные шаги исполнения, или отмечают промежуточные результаты, или определяют алгоритм исполнения задачи, или отражают важные особенности задачи. По сути, пункты чек-листа являются мини-задачами без конкретных исполнителей или дат, но которые можно отметить выполненными.
Чек-листы доступны для подписки Премиум Про
Чек-лист можно наполнить или внести изменения через карточку задачи. Для этого необходимо:
  1. открыть страницу проекта, выбрав его на панели проектов
  2. нажать на название задачи
  3. перейти на вкладку с чек-листом -
  4. рядом с "Новый" вписать название пункта и нажать Enter или кнопку "Добавить"
  5. нажать на название уже добавленного пункта чек-листа для редактирования
  6. справа от названия пункт чек-листа нажать на для удаления
Подробнее о том как работать с чек-листами и примеры того, что именно можно вести в чек-листах, читайте в статье "Чек-листы".
Все действия, которые совершают пользователи с данными в SAU, логируются. Любое изменение сохраняется с метками автора и времени. К ним относятся сохранение, изменения и удаление любой карточки, файла и данных вообще.
Журнал изменений любой карточки доступен пользователям подписки Премиум Биз и только в web-версии SAU. Для просмотра действий, например, с карточкой любой задачи необходимо:
  1. открыть страницу проекта на сайте SAU.app, выбрав его на панели проектов
  2. найти нужную задачу и нажать на неё - открыть карточку задачи
  3. перейти на вкладку с историей изменений этой задачи
  4. в таблице выводится информация об измененных параметрах задачи, а так же авторе и дате такого изменения
Владельцу проекта может быть открыт доступ к общим отчетам по изменению всех данных проекта, по работе пользователей с проектом - напишите нам поддержку о вашем интересе
Удаление задачи доступно в карточке задачи. Важно! Удалить задачу могут только: владелец проекта, автор задачи, исполнитель задачи.

Для удаления задачи:
  1. Откройте страницу проекта, выбрав его на панели проектов
  2. Нажмите на название задачи
  3. В нижней части карточки задачи красная кнопка - это удаление
  4. Удаленную задачи НЕЛЬЗЯ восстановить (если это была очень важная задача, напишите в поддержку, мы обязательно попытаемся вам помочь)