Задачей в SAU может быть любая ваша планируемая активность — от «Купить хлеб» до «Улететь в отпуск в Испанию». Все, что вам хочется сделать, даже самые неожиданные мысли, лучше сразу записать в SAU. Затем уже можно из любой такой идеи сделать конкретную задачу или даже увлекательный проект.
В идеале задача должна быть:
  • небольшой, чтобы ее можно было выполнить за несколько часов
  • конкретной, чтобы было понятно, что именно нужно сделать
  • реалистичной, чтобы ее можно было выполнить
Хорошо сформулированные задачи:
👍 Купить багет на ужин
👍 Забронировать билеты в Испанию на начало июня
👍 Прочитать 30 страниц контракта
👍 Пробежать 5 км в парке
Плохо поставленные задачи:
👎 Похудеть на 5кг
Задача замечательная, но ее выполнение займет примерно месяц. Это слишком долго. Лучше сделать ее проектом и разбить на 30 маленьких задач на каждый день, а ещё добавить пару повторяющихся задач — полезных привычек.
👎 Встреча
Скорее всего, уже через 10 минут после добавления этой задачи будет сложно вспомнить, что это за встреча, когда, с кем и о чем. Немного конкретики — например, «Встреча с Петей по поводу книги» — и будет намного лучше!
👎 Написать до вечера 100 страниц книги
Нереалистичные сроки, нереалистичный объем. За такую задачу будет очень сложно взяться.
Как видите, ничего сложного. Достаточно 2-3 дня добавлять все свои дела в SAU, чтобы понять, как именно вам лучше формулировать задачи.
Быстрое добавление задачи в любой проект доступно на главном экране — персональном дэшборде.
Для добавления новой задачи достаточно написать её название на синей панели и там же выбрать проект. Если ни одного проекта ещё нет, то он будет создан автоматически. Нажмите Добавить
Если проект личный, то исполнитель задачи будет проставлен автоматически. По умолчанию в качестве срока исполнения устанавливается текущая дата.
Чтобы создать задачу в проекте необходимо:
  1. открыть проект, выбрав его на панели проектов
  2. в верхней части страницы на синей панели написать название задачи
  3. нажать Добавить
Задача создана!
Если это ваш личный проект, то вы будете назначены на задачу исполнителем автоматически. По умолчанию, в срок задачи ставится сегодняшняя дата.
Если задача создается в представлении "Трекер", то она по умолчанию становится ежедневной.
Если задача создается в представлении "Доска", то при создании нужно выбрать столбец, в котором разместится задача.
Можно создать сразу несколько задач, задачу сразу с датой или даже исполнителем!
Если при создании задачи ввести название из нескольких строк, то по кнопке "Добавить" появится сообщение с уточнением, сколько задач создавать - одну или на каждую строку по задаче. Таким образом можно добавлять сразу несколько задач. Это удобно, например, когда список копируется из письма или после распознавания записей или если задачи создаются быстро и нет времени добавлять каждую по-отдельности.
Для быстроты создания задач предусмотрен не только вариант массового создания, но и возможности сразу задавать задачам ключевые параметры с помощью горячих клавиш.
CTRL + B - поставит курсор на поле ввода новой задачи
CTRL + Enter - создаст задачу с заданным названием
ALT + 1 - проставит сегодняшнюю дату сроком задачи при создании. Доступны и все остальные цифры, т.е. ALT + 2 сделает завтрашнюю дату сроком, а ALT + 7 - задаст срок через неделю. И так от 1 до 9. Дата будет отображаться над полем создания задачи слева
ALT + U - последовательное нажатие такой комбинации приведет к перечислению людей из команды проекта, которые могут быть назначены на задачу. Исполнитель будет отображаться над полем создания задачи справа. Такие горячие кнопки не сработают при создании задачи с "Моего дэшборда"
Если задача была создана в проекте, она отображается в верхней части списка задач.
Если задача была создана в персональном дэшборде, она отображается в списке задач на сегодня и в проекте, который был выбран при ее создании.
При создании задачи достаточно указать только название. В дальнейшем можно заполнить и другие параметры задачи.
  • Название. Так задача будет отображаться в списках, уведомлениях, письмах и т. д.
  • Галочка. Выставляется, если задача выполнена
  • Срок. Дата, в которую задача должна быть выполнена
  • Проект. Проект, к которому относится задача. Задачу всегда можно перенести в другой проект, но это может сделать только инициатор задачи или владелец проекта
  • Инициатор. По умолчанию здесь указывается тот, кто создал задачу, но инициатора можно изменить. Инициатору доступно удаление задачи
  • Исполнитель. Тот, кто должен выполнить задачу. Именно он будет получать уведомления и напоминания о задаче
  • Повторять задачу. Если задача периодическая, то нужно выбрать в этом параметре «Ежедневно» или «Еженедельно», а затем настроить правила повторения
  • Когда повторять? Если задача повторяется еженедельно, то нужно выбрать дни недели, когда задача будет повторяться, и когда SAU будет присылать исполнителю уведомление о такой задаче
  • Напомнить о задаче. Здесь можно установить дату и время, когда нужно напомнить о задаче. Уведомление придет на почту, в виде push-сообщения на телефон или планшет и в раздел уведомлений SAU
  • Статус. К какому столбцу на доске относится эта задача
  • Вложения. К любой задаче можно приложить файл или ссылку. SAU поддерживает хранение любых файлов в размере до 100 Мб каждый (зависит от типа подписки). Также можно добавить к задаче любую ссылку или выбрать файл из облачного хранилища
  • Чек-лист. Здесь можно и разбить задачу на подзадачи, уточнить этапы выполнения и выписать промежуточные результаты, которые ожидаются от выполнения задачи
  • Описание. Любая дополнительная информация о задаче
  • Журнал изменений. Список всех изменений, которые были сделаны в карточке задачи (сейчас он доступен только через веб-портал SAU.app)
Изменить название задачи можно только в карточке задачи. Для этого:
  1. Откройте проект, выбрав его на панели проектов
  2. Найдите нужную задачу и нажмите на нее — откроется карточка задачи
  3. Внесите изменения в поле «Название». Поле не может быть пустым, зато можно использовать emoji или перенос строки — главное, не превышать ограничение длины в 1000 символов
  4. Нажмите кнопку Сохранить (иначе изменения пропадут!)
Выполнить задачу можно везде!
В любом представлении — в списках на дэшборде, в карточке проекта и т. д. — есть кружок слева от названия задачи, по нажатию на который задача будет отмечена, как выполненная.
В карточке тоже можно завершить задачу. Для этого:
  1. Откройте панель проектов и выберите проект
  2. Найдите нужную задачу и нажмите на нее — откроется карточка задачи
  3. Слева от названия нажмите на кружок — появится зеленая галочка
Срок исполнения задачи — это день, в который задача должна быть выполнена. Он может быть задан почти во всех представлениях задач, а также в карточке задачи. Задача может быть и без срока, но мы рекомендуем указывать дату, чтобы не забыть о задаче.
В списке, таблице и любом другом представлении задач достаточно нажать на кнопку рядом с задачей, чтобы выбрать дату из выпадающего календаря. Если дата уже выбрана, можно нажать на саму дату, чтобы изменить ее.
Чтобы установить или изменить срок исполнения задачи:
  1. Откройте панель проектов и выберите проект
  2. Найдите нужную задачу и нажмите на нее — откроется карточка задачи
  3. Нажмите на поле «Срок» и выберите дату. Вы также можете выбрать «быструю дату» — сегодня, завтра, через неделю и т. п.
Периодические задачи — это задачи, которые повторяются каждый день, неделю или месяц. Это могут быть привычки, например, «Выйти на утреннюю пробежку» или «Прочитать 10 страниц за день». Это могут быть и рабочие задачи — «Подготовка отчета каждый понедельник» или «Вносить трудозатраты по вечерам». Даже спорт — «Силовая тренировка по понедельникам и средам» — это периодическая задача.
В SAU такие задачи можно легко создавать и отслеживать в трекере.
Сделать задачу периодической можно с подпиской Премиум Про
Для настройки периодичности задачи необходимо:
  1. открыть панель проектов
  2. открыть проект, выбрав его на панели проектов
  3. найти нужную задачу и нажать на неё - откроется карточка задачи
  4. нажать на поле "Повторять задачу" и выбрать как именно повторять: каждый день или каждую неделю
  5. если выбрано "Еженедельно", то дальше нужно будет выбрать конкретные дни недели, когда повторять задачу
  6. теперь такой задачей можно управлять в представлении Трекер и отслеживать прогресс исполнения; в других представлениях такая задача будет отмечаться значком
Не всегда удобно вспоминать о задаче только в тот день, когда истекает срок её выполнения. Для этого в SAU есть возможность напомнить о задаче заранее. Вы сами выбираете дату и время напоминания, а SAU пришлет вам письмо или сообщение на телефон с напоминанием о задаче.
Для установки напоминания о задаче:
  1. Откройте проект, выбрав его на панели проектов
  2. Найдите нужную задачу и нажмите на нее — откроется карточка задачи
  3. Нажмите на поле «Напомнить» и выберите дату и время напоминания
В заданное время вы получите сообщение и письмо с напоминанием о задаче.
Важно! Убедитесь, что уведомления с напоминаниями о задачах активированы. Сделать это можно в настройках уведомлений.
Изменить проект задачи может только владелец задачи. Это сделано специально, чтобы нельзя было «спрятать» командные задачи в личные проекты. Для смены проекта:
  1. Откройте панель проектов и выберите проект
  2. Найдите нужную задачу и нажмите на нее — откроется карточка задачи
  3. В поле «Проект» выберите нужный проект
В задаче есть две роли:
  • Инициатор. По умолчанию это тот, кто создал задачу. Инициатор может удалить задачу и сменить инициатора. Также такими правами обладает владелец проекта
  • Исполнитель. Тот, кто должен выполнить задачу. Она попадет в его список задач на сегодня, и он будет получать о ней напоминания и письма
В списке, таблице и любом другом представлении достаточно нажать на кружок справа от задачи , чтобы выбрать исполнителя из выпадающего списка. Если исполнитель уже выбран, можно нажать на его фото в строке с задачей и выбрать другого. В отличие от исполнителя, который может быть не задан, инициатор у задачи есть всегда. Изменить оба параметра можно через карточку задачи. Для этого:
  1. Откройте панель проектов и выберите проект
  2. Найдите нужную задачу и нажмите на нее, чтобы открыть карточку задачи
  3. Измените инициатора в поле «Инициатор»
  4. Измените исполнителя в поле «Исполнитель»
Назначить сразу несколько исполнителей на задачу нельзя.
Работая над задачей, исполнитель должен понимать, что именно ему делать и за что он несет ответственность. Если на задачу назначить сразу несколько человек, то они могуть начать делать одно и то же или, наоборот, не выполнят какую-то важную часть задачи.
Если вам хочется назначить сразу нескольких исполнителей, попробуйте разбить задачу на несколько частей, понятных каждому исполнителю. Вероятность успешного выполнения общей задачи от этого только вырастет!
В описание задачи можно добавить всю необходимую информацию для лучшего понимания самой задачи. Это могут быть конкретные инструкции исполнения, дополнительные комменатарии или даже детальный результат исполнения. Чтобы внести изменение в опсиание задачи необходимо:
  1. открыть проект, выбрав его на панели проектов
  2. найти нужную задачу и нажать на неё - открыть карточку задачи
  3. выбрать вкладку
  4. в поле "Описание" внести нужную информацию
  5. нажать Сохранить
Документы, картинки, видео, ссылки, материалы — любые файлы, касающиеся вашего проекта, можно хранить в задачах.
Если вы привыкли хранить файлы в облачных хранилищах, таких как Google Drive или Dropbox, то к задачам можно прикладывать ссылки на материалы. Так вся документация будет в одном месте, чтобы можно было быстро ознакомиться с деталями задачи.
Ограничений на количество вложений нет, только на размер файла — от 5 до 100Мб в зависимости от типа подписки.
На SAU.app в карточке задачи все вложения можно посмотреть в виде списка, таблицы или превью.
  • В списке выводятся все файлы и ссылки с указанием размера в порядке их добавления в задачу.
  • В таблице отображается больше информации - название, размер, дата и автор загрузки вложения.
  • Превью вложений показывает, по возможности, миниатюры медиа-файлов и ссылок или иконки прочих файлов.
Здесь же доступна сортировка вложений по названию, дате или размеру.
Подробнее о том, какие еще файлы можно вложить, как они будут отображаться, каковы особенности вложения ссылок и т. д. читайте в статье «Файлы, ссылки и облачные хранилища».
Чек-лист состоит из пунктов, которые сами по себе являются мини-задачами без конкретных исполнителей и дат, но которые можно отметить выполненными. Поэтому чек-листы можно использовать, чтобы:
  • разбить задачу на подзадачи
  • зафиксировать конкретные шаги исполнения задачи
  • отметить промежуточные результаты
  • определить алгоритм исполнения задачи
  • отразить важные особенности задачи
Чек-листы доступны для пользователей с подпиской Премиум Про
Чек-лист можно наполнить или внести изменения через карточку задачи. Для этого необходимо:
  1. открыть страницу проекта, выбрав его на панели проектов
  2. нажать на название задачи
  3. перейти на вкладку с чек-листом -
  4. рядом с "Новый" вписать название пункта и нажать Enter или кнопку "Добавить"
  5. нажать на название уже добавленного пункта чек-листа для редактирования
  6. справа от названия пункт чек-листа нажать на для удаления
Подробнее о чек-листах и о том, как именно их можно использовать, читайте в статье «Чек-листы».
Все действия, которые совершают пользователи с данными в SAU, логируются. Любое изменение сохраняется с метками автора и времени. К ним относятся сохранение, изменения и удаление любой карточки, файла и данных вообще.
Журнал изменений любой карточки доступен пользователям подписки Премиум Биз и только на веб-портале SAU.app. Для просмотра действий, например, с карточкой любой задачи необходимо:
  1. открыть страницу проекта на SAU.app, выбрав его на панели проектов
  2. найти нужную задачу и нажать на неё - открыть карточку задачи
  3. перейти на вкладку с историей изменений этой задачи
  4. в таблице выводится информация об измененных параметрах задачи, а так же авторе и дате такого изменения
Владельцу проекта может быть открыт доступ к общим отчетам по изменению всех данных проекта, по работе пользователей с проектом - напишите нам поддержку о вашем интересе
Чтобы поделиться ссылкой на конкретную задачу проекта необходимо:
  1. открыть страницу проекта на SAU.app, выбрав его на панели проектов
  2. найти нужную задачу и нажать на неё - открыть карточку задачи
  3. в верхнем правом углу карточки задачи кнопка откроет окошко
  4. ссылку можно либо выделить и скопировать, либо просто нажать кнопку , которая скопирует ссылку в память
Удаление задачи доступно в карточке задачи. Важно! Удалить задачу могут только: владелец проекта, автор задачи, исполнитель задачи.

Для удаления задачи:
  1. Откройте страницу проекта, выбрав его на панели проектов
  2. Нажмите на название задачи
  3. В нижней части карточки задачи красная кнопка - это удаление
  4. Удаленную задачи НЕЛЬЗЯ восстановить (если это была очень важная задача, напишите в поддержку, мы обязательно попытаемся вам помочь)