Задачей в SAU может быть любая ваша планируемая активность — от «Купить хлеб» до «Улететь в отпуск в Испанию». Все, что вам хочется сделать, даже самые неожиданные мысли, лучше сразу записать в SAU. Затем уже можно из любой такой идеи сделать конкретную задачу или даже увлекательный проект.
В идеале задача должна быть:
  • небольшой, чтобы ее можно было выполнить за несколько часов
  • конкретной, чтобы было понятно, что именно нужно сделать
  • реалистичной, чтобы ее можно было выполнить
Хорошо сформулированные задачи:
👍 Купить багет на ужин
👍 Забронировать билеты в Испанию на начало июня
👍 Прочитать 30 страниц контракта
👍 Пробежать 5 км в парке
Плохо поставленные задачи:
👎 Похудеть на 5кг
Задача замечательная, но ее выполнение займет примерно месяц. Это слишком долго. Лучше сделать ее проектом и разбить на 30 маленьких задач на каждый день, а ещё добавить пару повторяющихся задач — полезных привычек.
👎 Встреча
Скорее всего, уже через 10 минут после добавления этой задачи будет сложно вспомнить, что это за встреча, когда, с кем и о чем. Немного конкретики — например, «Встреча с Петей по поводу книги» — и будет намного лучше!
👎 Написать до вечера 100 страниц книги
Нереалистичные сроки, нереалистичный объем. За такую задачу будет очень сложно взяться.
Как видите, ничего сложного. Достаточно 2-3 дня добавлять все свои дела в SAU, чтобы понять, как именно вам лучше формулировать задачи.
Чтобы создать задачу в проекте:
  1. Откройте панель проектов и выберите проект
  2. Напишите название задачи в нижней части экрана на синей панели
  3. Нажмите
Задача создана!
Если это ваш личный проект, то вы будете автоматически назначены исполнителем задачи. По умолчанию сроком исполнения задачи ставится сегодняшняя дата.
Если задача создается в представлении «Трекер», то она по умолчанию становится ежедневной.
Если задача создается в представлении «Доска», то она будет создана в текущем открытом столбце.
Если задача была создана в проекте, она отображается в верхней части списка задач.
Если задача была создана в персональном дэшборде, она отображается в списке задач на сегодня и в проекте, который был выбран при ее создании.
При создании задачи достаточно указать только название. В дальнейшем можно заполнить и другие параметры задачи.
  • Название. Так задача будет отображаться в списках, уведомлениях, письмах и т. д.
  • Галочка. Выставляется, если задача выполнена
  • Срок. Дата, в которую задача должна быть выполнена
  • Проект. Проект, к которому относится задача. Задачу всегда можно перенести в другой проект, но это может сделать только инициатор задачи или владелец проекта
  • Инициатор. По умолчанию здесь указывается тот, кто создал задачу, но инициатора можно изменить. Инициатору доступно удаление задачи
  • Исполнитель. Тот, кто должен выполнить задачу. Именно он будет получать уведомления и напоминания о задаче
  • Повторять задачу. Если задача периодическая, то нужно выбрать в этом параметре «Ежедневно» или «Еженедельно», а затем настроить правила повторения
  • Когда повторять? Если задача повторяется еженедельно, то нужно выбрать дни недели, когда задача будет повторяться, и когда SAU будет присылать исполнителю уведомление о такой задаче
  • Напомнить о задаче. Здесь можно установить дату и время, когда нужно напомнить о задаче. Уведомление придет на почту, в виде push-сообщения на телефон или планшет и в раздел уведомлений SAU
  • Статус. К какому столбцу на доске относится эта задача
  • Вложения. К любой задаче можно приложить файл или ссылку. SAU поддерживает хранение любых файлов в размере до 100 Мб каждый (зависит от типа подписки). Также можно добавить к задаче любую ссылку или выбрать файл из облачного хранилища
  • Чек-лист. Здесь можно и разбить задачу на подзадачи, уточнить этапы выполнения и выписать промежуточные результаты, которые ожидаются от выполнения задачи
  • Описание. Любая дополнительная информация о задаче
  • Журнал изменений. Список всех изменений, которые были сделаны в карточке задачи (сейчас он доступен только через веб-портал SAU.app)
Изменить название задачи можно только в карточке задачи. Для этого:
  1. Откройте панель проектов и выберите проект
  2. Найдите нужную задачу и нажмите на нее — откроется карточка задачи
  3. Внесите изменения в поле «Название». Поле не может быть пустым, зато можно использовать emoji или перенос строки — главное, не превышать ограничение длины в 1000 символов
  4. Нажмите кнопку Сохранить (иначе изменения пропадут!)
Срок исполнения задачи — это день, в который задача должна быть выполнена. Он может быть задан почти во всех представлениях задач, а также в карточке задачи. Задача может быть и без срока, но мы рекомендуем указывать дату, чтобы не забыть о задаче.
В списке, таблице и любом другом представлении задач достаточно нажать на кнопку рядом с задачей, чтобы выбрать дату из выпадающего календаря. Если дата уже выбрана, можно нажать на саму дату, чтобы изменить ее.
Чтобы установить или изменить срок исполнения задачи:
  1. Откройте панель проектов и выберите проект
  2. Найдите нужную задачу и нажмите на нее — откроется карточка задачи
  3. Нажмите на поле «Срок» и выберите дату. Вы также можете выбрать «быструю дату» — сегодня, завтра, через неделю и т. п.
Выполнить задачу можно везде!
В любом отоборажении — в списках на дэшборде, в карточке задачи, в представлении и т. д. — есть кружок слева от названия задачи, по нажатию на который задача будет отмечена, как выполненная.
В карточке тоже можно завершить задачу. Для этого:
  1. Откройте панель проектов и выберите проект
  2. Найдите нужную задачу и нажмите на нее — откроется карточка задачи
  3. Слева от названия нажмите на кружок — появится зеленая галочка
Изменить проект задачи может только владелец задачи. Это сделано специально, чтобы нельзя было «спрятать» командные задачи в личные проекты. Для смены проекта:
  1. Откройте панель проектов и выберите проект
  2. Найдите нужную задачу и нажмите на нее — откроется карточка задачи
  3. В поле «Проект» выберите нужный проект
В задаче есть две роли:
  • Инициатор. По умолчанию это тот, кто создал задачу. Инициатор может удалить задачу и сменить инициатора. Также такими правами обладает владелец проекта
  • Исполнитель. Тот, кто должен выполнить задачу. Она попадет в его список задач на сегодня, и он будет получать о ней напоминания и письма
В списке, таблице и любом другом представлении достаточно нажать на кружок справа от задачи , чтобы выбрать исполнителя из выпадающего списка. Если исполнитель уже выбран, можно нажать на его фото в строке с задачей и выбрать другого. В отличие от исполнителя, который может быть не задан, инициатор у задачи есть всегда. Изменить оба параметра можно через карточку задачи. Для этого:
  1. Откройте панель проектов и выберите проект
  2. Найдите нужную задачу и нажмите на нее, чтобы открыть карточку задачи
  3. Измените инициатора в поле «Инициатор»
  4. Измените исполнителя в поле «Исполнитель»
Назначить сразу несколько исполнителей на задачу нельзя.
Работая над задачей, исполнитель должен понимать, что именно ему делать и за что он несет ответственность. Если на задачу назначить сразу несколько человек, то они могуть начать делать одно и то же или, наоборот, не выполнят какую-то важную часть задачи.
Если вам хочется назначить сразу нескольких исполнителей, попробуйте разбить задачу на несколько частей, понятных каждому исполнителю. Вероятность успешного выполнения общей задачи от этого только вырастет!
В описание задачи можно добавить всю необходимую информацию для лучшего понимания самой задачи. Это могут быть конкретные инструкции выполнения, дополнительные комментарии или даже детальный результат исполнения. Чтобы внести изменения в описание задачи:
  1. Откройте панель проектов и выберите проект
  2. Найдите нужную задачу и нажмите на нее — откроется карточка задачи
  3. Прокрутите экран вниз до поля «Описание» и внесите нужную информацию
  4. Нажмите кнопку Сохранить в правом верхнем углу после окончания редактирования (иначе изменения пропадут!)
Документы, картинки, видео, ссылки, материалы — любые файлы, касающиеся вашего проекта, можно хранить в задачах.
Если вы привыкли хранить файлы в облачных хранилищах, таких как Google Drive или Dropbox, то к задачам можно прикладывать ссылки на эти материалы. Так вся документация будет в одном месте, чтобы можно было быстро ознакомиться с деталями задачи.
Ограничений на количество вложений нет, только на размер файла — от 5 до 100Мб в зависимости от типа подписки.
В карточке задачи единым списком отображаются все вложенные файлы. По умолчанию список отсортирован по названию файла. Если это медиа-файл — картинка, фото или видео — рядом отобразится маленькое превью. В остальных случаях рядом с названием будет иконка с расширением файла.
Загрузка и просмотр вложений в задаче доступны всем участникам проекта.
Если загружается вложение с таким же названием, как у уже существующего, оно будет перезаписано.
В задачу можно вкладывать почти любые файлы*, если их размер не превышает указанный в типе вашей подписки (до 5Мб у аккаунтов без подписки). Ограничений на количество файлов нет. Чтобы вложить файл в задачу:
  1. Откройте панель проектов и выберите проект
  2. Нажмите на название нужной задачи
  3. Прокрутите экран до блока «Вложения»
  4. Нажмите «Добавить файл или ссылку», а затем «Файлы»
  5. В открывшемся проводнике по файлам вашего устройства выберите нужный и дождитесь его загрузки
* — запрещенные расширения фалов: bat, com, exe, htm, html, reg, а также ряд системных и скриптовых расширений
Подробнее о том, какие еще файлы можно вложить, как они будут отображаться, каковы особенности вложения ссылок и т. д. читайте в статье «Файлы, ссылки и облачные хранилища».
Чтобы поделиться ссылкой на конкретную задачу проекта:
  1. Откройте панель проектов и выберите проект
  2. Нaйдите нужную задачу и нажмите на неё, чтобы открыть карточку задачи
  3. В верхнем правом углу нажмите
Ссылку можно скопировать в память или сразу же отправить в мессенджер, по почте, в другое приложение.
Задачу можно удалить через карточку задачи или простым смахиванием влево в списке задач или таблице.
Важно! Удалить задачу могут только владелец проекта, автор задачи или исполнитель.

Для удаления задачи:
  1. Откройте панель проектов и выберите проект
  2. Найдите нужную задачу и смахните ее влево. Появится кнопка удаления
Или...
  1. Нажмите на название задачи
  2. Прокрутите экран вниз до конца, где расположена кнопка «Удалить задачу»
Удаленную задачу нельзя восстановить (но если это была очень важная задача, напишите в поддержку, мы обязательно попытаемся вам помочь).