Задачей в SAU может быть любая ваша планируемая активность — от «Купить хлеб» до «Улететь в отпуск в Испанию». Все, что вам хочется сделать, даже самые неожиданные мысли, лучше сразу записать в SAU. Затем уже можно из любой такой идеи сделать конкретную задачу или даже увлекательный проект.
В идеале задача должна быть:
- небольшой, чтобы ее можно было выполнить за несколько часов
- конкретной, чтобы было понятно, что именно нужно сделать
- реалистичной, чтобы ее можно было выполнить
Хорошо сформулированные задачи:
👍 Купить багет на ужин
👍 Забронировать билеты в Испанию на начало июня
👍 Прочитать 30 страниц контракта
👍 Пробежать 5 км в парке
Плохо поставленные задачи:
👎
Похудеть на 5кг
Задача замечательная, но ее выполнение займет примерно месяц. Это слишком долго. Лучше сделать ее проектом и разбить на 30 маленьких задач на каждый день, а ещё добавить пару повторяющихся задач — полезных привычек.
👎
Встреча
Скорее всего, уже через 10 минут после добавления этой задачи будет сложно вспомнить, что это за встреча, когда, с кем и о чем. Немного конкретики — например, «Встреча с Петей по поводу книги» — и будет намного лучше!
👎
Написать до вечера 100 страниц книги
Нереалистичные сроки, нереалистичный объем. За такую задачу будет очень сложно взяться.
Как видите, ничего сложного. Достаточно 2-3 дня добавлять все свои дела в SAU, чтобы понять, как именно вам лучше формулировать задачи.
Чтобы создать задачу в проекте:
- Откройте панель проектов и выберите проект
- Напишите название задачи в нижней части экрана на синей панели
- Нажмите
Задача создана!
Если это ваш личный проект, то вы будете автоматически назначены исполнителем задачи. По умолчанию сроком исполнения задачи ставится сегодняшняя дата.
Если задача создается в представлении «Трекер», то она по умолчанию становится ежедневной.
Если задача создается в представлении «Доска», то она будет создана в текущем открытом столбце.
Если задача была создана в проекте, она отображается в верхней части списка задач.
Если задача была создана в персональном дэшборде, она отображается в списке задач на сегодня и в проекте, который был выбран при ее создании.
При создании задачи достаточно указать только название. В дальнейшем можно заполнить и другие параметры задачи.
- Название. Так задача будет отображаться в списках, уведомлениях, письмах и т. д.
- Галочка. Выставляется, если задача выполнена
- Срок. Дата, в которую задача должна быть выполнена
- Проект. Проект, к которому относится задача. Задачу всегда можно перенести в другой проект, но это может сделать только инициатор задачи или владелец проекта
- Инициатор. По умолчанию здесь указывается тот, кто создал задачу, но инициатора можно изменить. Инициатору доступно удаление задачи
- Исполнитель. Тот, кто должен выполнить задачу. Именно он будет получать уведомления и напоминания о задаче
- Повторять задачу. Если задача периодическая, то нужно выбрать в этом параметре «Ежедневно» или «Еженедельно», а затем настроить правила повторения
- Когда повторять? Если задача повторяется еженедельно, то нужно выбрать дни недели, когда задача будет повторяться, и когда SAU будет присылать исполнителю уведомление о такой задаче
- Напомнить о задаче. Здесь можно установить дату и время, когда нужно напомнить о задаче. Уведомление придет на почту, в виде push-сообщения на телефон или планшет и в раздел уведомлений SAU
- Статус. К какому столбцу на доске относится эта задача
- Вложения. К любой задаче можно приложить файл или ссылку. SAU поддерживает хранение любых файлов в размере до 100 Мб каждый (зависит от типа подписки). Также можно добавить к задаче любую ссылку или выбрать файл из облачного хранилища
- Чек-лист. Здесь можно и разбить задачу на подзадачи, уточнить этапы выполнения и выписать промежуточные результаты, которые ожидаются от выполнения задачи
- Описание. Любая дополнительная информация о задаче
- Журнал изменений. Список всех изменений, которые были сделаны в карточке задачи (сейчас он доступен только через веб-портал SAU.app)
Изменить название задачи можно только в карточке задачи. Для этого:
- Откройте панель проектов и выберите проект
- Найдите нужную задачу и нажмите на нее — откроется карточка задачи
- Внесите изменения в поле «Название». Поле не может быть пустым, зато можно использовать emoji или перенос строки — главное, не превышать ограничение длины в 1000 символов
- Нажмите кнопку Сохранить (иначе изменения пропадут!)
Срок исполнения задачи — это день, в который задача должна быть выполнена. Он может быть задан почти во всех представлениях задач, а также в карточке задачи. Задача может быть и без срока, но мы рекомендуем указывать дату, чтобы не забыть о задаче.
В списке, таблице и любом другом представлении задач достаточно нажать на кнопку
рядом с задачей, чтобы выбрать дату из выпадающего календаря. Если дата уже выбрана, можно нажать на саму дату, чтобы изменить ее.
Чтобы установить или изменить срок исполнения задачи:
- Откройте панель проектов и выберите проект
- Найдите нужную задачу и нажмите на нее — откроется карточка задачи
- Нажмите на поле «Срок» и выберите дату. Вы также можете выбрать «быструю дату» — сегодня, завтра, через неделю и т. п.
Выполнить задачу можно везде!
В любом отоборажении — в списках на дэшборде, в карточке задачи, в представлении и т. д. — есть кружок слева от названия задачи, по нажатию на который задача будет отмечена, как
выполненная.
В карточке тоже можно завершить задачу. Для этого:
- Откройте панель проектов и выберите проект
- Найдите нужную задачу и нажмите на нее — откроется карточка задачи
- Слева от названия нажмите на кружок — появится зеленая галочка
Периодические задачи — это задачи, которые повторяются каждый день, неделю или месяц. Это могут быть привычки, например, «Выйти на утреннюю пробежку» или «Прочитать 10 страниц за день». Это могут быть и рабочие задачи — «Подготовка отчета каждый понедельник» или «Вносить трудозатраты по вечерам». Даже спорт — «Силовая тренировка по понедельникам и средам» — это периодическая задача.
В SAU такие задачи можно легко создавать и отслеживать в трекере.
Сделать задачу периодической можно с подпиской
Премиум Про Для настройки периодичности:
- Откройте панель проектов и выберите проект
- Нажмите на название нужной задачи
- Нажмите на поле «Повторять задачу» и уточните, как часто она будет повторяться: каждый день, неделю и т. п.
- Если вы выбрали «Еженедельно», дальше выберите конкретные дни недели, когда задача будет повторяться
Теперь такой задачей можно управлять в представлении
«Трекер» и отслеживать прогресс ее исполнения. В других представлениях такая задача будет отмечаться значком
.
Не всегда удобно вспоминать о задаче только в тот день, когда истекает срок её выполнения. Для этого в SAU есть возможность напомнить о задаче заранее. Вы сами выбираете дату и время напоминания, а SAU пришлет вам письмо или сообщение на телефон с напоминанием о задаче.
Для установки напоминания о задаче:
- Откройте панель проектов и выберите проект
- Найдите нужную задачу и нажмите на нее — откроется карточка задачи
- Нажмите на поле «Напомнить» и выберите дату и время напоминания
В заданное время вы получите сообщение и письмо с напоминанием о задаче.
Важно! Убедитесь, что уведомления с напоминаниями о задачах активированы. Сделать это можно в
настройках уведомлений.
Изменить проект задачи может только владелец задачи. Это сделано специально, чтобы нельзя было «спрятать» командные задачи в личные проекты. Для смены проекта:
- Откройте панель проектов и выберите проект
- Найдите нужную задачу и нажмите на нее — откроется карточка задачи
- В поле «Проект» выберите нужный проект
В задаче есть две роли:
- Инициатор. По умолчанию это тот, кто создал задачу. Инициатор может удалить задачу и сменить инициатора. Также такими правами обладает владелец проекта
- Исполнитель. Тот, кто должен выполнить задачу. Она попадет в его список задач на сегодня, и он будет получать о ней напоминания и письма
В списке, таблице и любом другом представлении достаточно нажать на кружок справа от задачи
, чтобы выбрать исполнителя из выпадающего списка. Если исполнитель уже выбран, можно нажать на его фото в строке с задачей и выбрать другого.
В отличие от исполнителя, который может быть не задан, инициатор у задачи есть всегда. Изменить оба параметра можно через карточку задачи. Для этого:
- Откройте панель проектов и выберите проект
- Найдите нужную задачу и нажмите на нее, чтобы открыть карточку задачи
- Измените инициатора в поле «Инициатор»
- Измените исполнителя в поле «Исполнитель»
Назначить сразу несколько исполнителей на задачу нельзя.
Работая над задачей, исполнитель должен понимать, что именно ему делать и за что он несет ответственность. Если на задачу назначить сразу несколько человек, то они могуть начать делать одно и то же или, наоборот, не выполнят какую-то важную часть задачи.
Если вам хочется назначить сразу нескольких исполнителей, попробуйте разбить задачу на несколько частей, понятных каждому исполнителю. Вероятность успешного выполнения общей задачи от этого только вырастет!
В описание задачи можно добавить всю необходимую информацию для лучшего понимания самой задачи. Это могут быть конкретные инструкции выполнения, дополнительные комментарии или даже детальный результат исполнения. Чтобы внести изменения в описание задачи:
- Откройте панель проектов и выберите проект
- Найдите нужную задачу и нажмите на нее — откроется карточка задачи
- Прокрутите экран вниз до поля «Описание» и внесите нужную информацию
- Нажмите кнопку Сохранить в правом верхнем углу после окончания редактирования (иначе изменения пропадут!)
Чек-лист состоит из пунктов, которые сами по себе являются мини-задачами без конкретных исполнителей и дат, но которые можно отметить выполненными. Поэтому чек-листы можно использовать, чтобы:
- разбить задачу на подзадачи
- зафиксировать конкретные шаги исполнения задачи
- отметить промежуточные результаты
- определить алгоритм исполнения задачи
- отразить важные особенности задачи
Чек-листы доступны для пользователей с подпиской
Премиум Про Чек-лист можно заполнить или внести в него изменения через карточку задачи. Для этого:
- Откройте панель проектов и выберите проект
- Нажмите на название нужной задачи
- Прокрутите экран вниз до раздела с чек-листом
- Нажмите «Добавить пункт» и введите название, либо нажмите на название уже добавленного пункта чек-листа для редактирования
- Чтобы удалить пункт чек-листа, нажмите на справа от названия
Подробнее о чек-листах и о том, как именно их можно использовать, читайте в статье
«Чек-листы».
Документы, картинки, видео, ссылки, материалы — любые файлы, касающиеся вашего проекта, можно хранить в задачах.
Если вы привыкли хранить файлы в облачных хранилищах, таких как Google Drive или Dropbox, то к задачам можно прикладывать ссылки на эти материалы. Так вся документация будет в одном месте, чтобы можно было быстро ознакомиться с деталями задачи.
Ограничений на количество вложений нет, только на размер файла — от 5 до 100Мб в зависимости от типа подписки.
В карточке задачи единым списком отображаются все вложенные файлы. По умолчанию список отсортирован по названию файла. Если это медиа-файл — картинка, фото или видео — рядом отобразится маленькое превью. В остальных случаях рядом с названием будет иконка с расширением файла.
Загрузка и просмотр вложений в задаче доступны всем участникам проекта.
Если загружается вложение с таким же названием, как у уже существующего, оно будет перезаписано.
В задачу можно вкладывать почти любые файлы*, если их размер не превышает указанный в типе вашей подписки (до 5Мб у аккаунтов без подписки). Ограничений на количество файлов нет. Чтобы вложить файл в задачу:
- Откройте панель проектов и выберите проект
- Нажмите на название нужной задачи
- Прокрутите экран до блока «Вложения»
- Нажмите «Добавить файл или ссылку», а затем «Файлы»
- В открывшемся проводнике по файлам вашего устройства выберите нужный и дождитесь его загрузки
* —
запрещенные расширения фалов: bat, com, exe, htm, html, reg, а также ряд системных и скриптовых расширений Чтобы поделиться ссылкой на конкретную задачу проекта:
- Откройте панель проектов и выберите проект
- Нaйдите нужную задачу и нажмите на неё, чтобы открыть карточку задачи
- В верхнем правом углу нажмите
Ссылку можно скопировать в память или сразу же отправить в мессенджер, по почте, в другое приложение.
Задачу можно удалить через карточку задачи или простым смахиванием влево в списке задач или таблице.
Важно! Удалить задачу могут только владелец проекта, автор задачи или исполнитель.
Для удаления задачи:
- Откройте панель проектов и выберите проект
- Найдите нужную задачу и смахните ее влево. Появится кнопка удаления
Или...
- Нажмите на название задачи
- Прокрутите экран вниз до конца, где расположена кнопка «Удалить задачу»
Удаленную задачу
нельзя восстановить (но если это была очень важная задача, напишите в
поддержку, мы обязательно попытаемся вам помочь).
